“Beste Rechtfabriek, onlangs heb ik een nieuwe badkamer laten installeren. Compleet met nieuwe tegels en vloerverwarming. Al een week nadat de vloer was opgeleverd kwamen de eerste scheuren. Wat bleek, de aannemer had de oude vloer niet weggehaald waardoor de tegels op een slechte ondergrond zijn gelegd. Ik heb al een paar contact gehad met de tegelzetter, die ook aangeeft dat eigenlijk  de vloer niet goed gelegd is. Eerst zou hij er wat aan komen doen, maar de afspraak werd steeds verplaatst en nu hoor ik niets meer van hem. Hij reageert nergens meer op. Wat kan ik nu het beste doen?”
Klinkt bekend? Helaas komen we dit vaak tegen. Half of niet goed opgeleverd werk en vervolgens krijg je niemand meer te pakken.Â
Als ‘onenigheid’ duidelijker wordt en je begint te merken dat de ander niet wil, dan is het goed om formeler te worden. Niet meer alles in steno over de app, of mondeling erover spreken, maar vastleggen. Even een mailtje sturen zodat iedereen weet waaraf en waaraan. Kijk ook op onze blog ‘hoe maak ik een conflict formeler’.
Als je je aannemer, tegelzetter, autoverkoper, oftewel de ‘wederpartij’ formeel wilt aanspreken op iets dat nog niet in orde is of is fout gegaan, kun je een formele, juridische brief sturen. Een dergelijke brief noem je een ‘ingebrekestelling’. Hierin wijs je de wederpartij op de overeengekomen afspraken en wat daarvan niet is nagekomen.
Maar hoe schrijf je een goede formele brief? Drie zaken om aan te denken.
Drie kenmerken van een goede formele brief
1. Gebruik een duidelijke structuur die je brief leesbaar maakt
Bedenk dat je een ingebrekestelling voor minstens twee lezers schrijft: de wederpartij en een rechter. Waarom een rechter? Omdat als je er niet uitkomt en je besluit je recht te halen via de (kanton)rechter, dan zal de rechter je ingebrekestelling lezen en laten meewegen. En dat is anders omdat deze man of vrouw niets weet van je conflict. Stap dus niet halverwege je verhaal in, maar begin met netjes nog een keer op een rij te zetten wat de aanleiding was en wat er in grote lijnen gebeurd is.
Dan kom je op de volgende opzet voor je formele brief:
1. aanleiding en gemaakte afspraken;
2. wat is er mis en hoe is dat gekomen;
3. leg uit waarom dat in strijd is met de gemaakte afspraken;
4. vorder of sommeer dat de afspraken worden nagekomen.
Schrijf je brief zodat iemand die niet weet waar het over gaat je kan volgen. Misschien is dat overkill voor je aannemer, verkoper, verhuurder of gewoon de veroorzakende partij, maar dat is niet erg. Als deze in een reactie niet expliciet aangeven dat er iets niet klopt, zal een rechter ervan uit gaan dat je het correct hebt beschreven. Dan bestaat daar geen discussie meer over.
Misschien lijkt het overbodig dat je eindigt met het eisen dat de afspraken worden nagekomen. Maar wij zien vaak dat mensen vooral hun klachten kwijt willen. Dan krijg je een lange opsomming van alles wat niet goed is. Daarmee wordt het een beetje aan de wederpartij overgelaten om te bedenken wat ze daarmee zouden kunnen doen. Zoals ze in de Verenigde Staten zeggen: so what? Beschrijf dus altijd expliciet wat je wilt dat er gedaan wordt en niet alleen wat er fout is gegaan.
2. Wees concreet
Een formele juridische brief is een middel om beweging te krijgen in een conflict of discussie die is vastgelopen. Je wilt een reactie forceren, je wilt dat er iets gedaan wordt. Wees dan duidelijk en expliciet in wat je wilt en onder welke voorwaarden. Hoe concreter hoe beter!
Als je wilt dat de wederpartij meerdere dingen doet/oppakt, zet ze onder elkaar en nummer ze. Geen lange zinnen, kort en bondig. Zeg wat je wilt dat ze doen, en zet daarbij voor wanneer. Als je geen deadline geeft kan een partij later altijd zeggen ‘ja, ik was het van plan, maar ze gaven me geen kans’. Mocht je zaak in een procedure bij de kantonrechter voor liggen, kan dat zo maar de druk er van af halen. Hou er bij de gestelde termijn wel altijd rekening mee dat deze krap is, maar wel realistisch. Een verkeerd gelegde vloer afbreken en opnieuw leggen binnen 24 uur gaat sowieso niet lukken…
3. Let op je woorden
We noemen dit niet voor niets een formele brief. Waarschijnlijk ben je boos, ben je het zat, heb je helemaal geen zin meer om wéér contact te moeten zoeken. Dat begrijpen wij, dat begrijpt je partner en je ouders, maar de rechter niet. Deze kijkt met afstand en neutraal naar wat er voor ligt. Zet je emoties dus in de koelkast en doe drie stappen terug. Beschrijf dan van een afstandje wat er aan de hand is.Â
Wees netjes en beleefd (denk aan wat je moeder je geleerd heeft)
Gebruik formele woorden (geen je en jij, maar u)
Beschrijf alles zo objectief mogelijk. Laat je mening en al je emoties er uit. Geen sneren (‘slecht’ gedaan’), meningen (‘dat weet toch iedere aannemer’), of andere subjectieve kwalificaties (‘mijn vrouw trekt dit niet meer’).
Tot slot, maak het de lezer makkelijk. Sla geen stappen over, wees kort en bondig. Laat je brief ook vooral lezen door een vriend of collega om te checken of het duidelijk is en hoe je brief overkomt.
Tot slot twee overwegingen
1. Zes minimale vereisten aan een formele brief, ingebrekestelling of sommatie
Misschien een open deur, maar let er op dat de volgende zes zaken in ieder geval in je brief staan. Je wilt niet weten hoe vaak dat toch mis gaat…
- je eigen naam en adres en contact gegevens;
- naam, adres van de wederpartij;
- datum van de brief ;
- betreft of onderwerp: geef expliciet aan dat dit een ingebrekestelling is;
- aanhef (‘geachte heer/mevrouw’);
- sluit af met je naam en eventueel handtekening.
Je kunt bijlagen gebruiken om de schade te laten zien, of om je argumenten kracht bij te zetten. Dit hoeft niet. Je hoeft in de formele brief geen bewijsstukken te laten zien. Mocht de brief niet het gewenste effect hebben, hou er dan rekening mee dat bij een procedure voor de (kanton)rechter dit wel volledig op orde moet zijn.Â
2. Vreemde ogen dwingen
Nee, een ander schrijft niet altijd een betere brief dan jij zelf. Zelfs een advocaat met een uurtarief van € 250 niet. Maar als je een ander de brief laat opstellen en versturen geeft dat wel extra impact. De afzender is een formele derde partij, het briefpapier is formeel, de toon is al snel anders.Â
Vaak laten onze klanten ons een brief opstellen omdat ze zelf weinig vertrouwen er meer in hebben dat de aannemer, stukadoor, of wie het dan ook is, zal reageren. Kijk ook op onze site hoe een brief opstellen in zijn werk gaat bij ons. Lees trouwens onze blog over zelf procederen als je daar meer over wilt weten.
