“Beste rechtfabriek, ik ken Sanne al sinds mijn studie en heb haar en haar bedrijfje gevraagd mijn website te maken. Dat ging alleen niet goed. Allerlei afspraken werden niet nagekomen en het werd veel duurder. Ik ben bang dat we er wel even ‘als vriendinnen’ niet uit gaan komen. Hoe moet ik dit aanpakken?”
Vaak merken we dat mensen die in een conflict situatie zitten, ergens aan begonnen zijn als bekenden van elkaar. Of dat gedurende de klus geworden zijn. Als een samenwerking of opdracht dan stroef gaat, het bespreken ervan steeds grimmiger en je hebt het idee dat je er zo niet uit gaat komen, hoe kun geheet dan anders aanpakken? De drempel om je echt als ‘opdrachtgever’ op te stellen vinden veel mensen lastig. Dan beschadig je de relatie zo is vaak het idee.
Als een samenwerking, klus of dienstverband niet meer soepel loopt, merk je dat een vriendschappelijke manier van met elkaar omgaan steeds lastiger wordt. Simpelweg omdat elkaar ergens op aanspreken lastiger is. Iets bespreken wat niet goed loopt, heeft toch vaak een zakelijk karakter. Niet voor niets maken we onderscheid tussen ‘vriendschappelijk’ en ‘zakelijk’.
Juist daarom is het belangrijk dat je in een lastige situatie de stap maakt om ‘zakelijker’ te worden, ‘formeler’. In dit artikel gaan we in op drie vragen over het zakelijk maken van je conflict:
- Waarom is een conflict zakelijk een goed idee?
- Wanneer beslis je om het zakelijker aan te pakken?
- Hoe maak je de samenwerking, de communicatie zakelijker?
Waarom formeel maken
Je merkt het al, het is schipperen met het woord ‘conflict’. Want dat klinkt hard en formeel. Afstandelijk. Dat gaat toch niet over jou, in conflict zijn? Ook binnen Rechtfabriek hebben we regelmatig discussies over het woord conflict. Moeten we het niet zachter noemen: probleem, discussie, onenigheid, noem maar op. Want iets als conflict bestempelen doe je niet zo maar.
In de loop van samenwerking naar conflict nemen de emoties vaak toe. Hakken gaan in het zand. In toenemende mate gaat het niet over het probleem en de oplossing, maar hoe het gekomen is, wiens schuld het is en wat je er allemaal wel van vindt. Daarmee wordt het steeds moeilijker om tot een oplossing te komen.
Daarom het grote voordeel van formeler maken: het zorgt dat je afstand neemt. Dat heeft twee effecten:
- het helpt weer te focus te leggen op het bespreken wat er aan de hand is en hoe het opgelost kan worden;
- het helpt om voor jezelf te bepalen welke oplossing acceptabel is voor je.
Het laatste punt anders gezegd: voor een acceptabele oplossing van welk conflict dan ook moeten beide partijen het eens zijn met de oplossing. Mopperend en protesterend of niet. Voor een gezamenlijke oplossing moet je misschien water bij de wijn doen. Om het voor de ander acceptabel te maken. Met wat afstand kun je makkelijker bepalen wat echt belangrijk is voor je en wat ‘nice to have’ is.
Natuurlijk zijn er ook nadelen aan het formeler maken. Belangrijkste is misschien wel dat je niet zo 1-2-3 terug kan naar hoe de samenwerking eerder was. Als je eenmaal met strakke gezichten recht tegenover elkaar staat, is het lastig om elkaar vervolgens op de schouders te slaan en een biertje te gaan pakken. Het is dus goed om te bedenken wanneer je de stap zet naar het verzakelijken.
Wanneer word je formeel
Kon je daar maar een duidelijk punt in aangeven. Helaas is het niet zo makkelijk. Algemeen: als je merkt dat je er op een vriendschappelijke manier niet uit gaat komen en je geduld op is. Dat is voor de een veel sneller dan voor de ander. Meestal begint het met een onderbuikgevoel dat je nog niet hard kan maken en misschien nog niet naar wil luisteren. ‘Ik ken hem toch, hij reageert wel’.
Daar is niks mis mee. Relaties, ook als het een aannemer-klant, medewerkers-manager of zakelijk partner betreft, hebben waarde en moet je koesteren. Wie weet of je elkaar later weer nodig hebt. Toch is enige realiteitszin wel verstandig. Wij krijgen ook zaken binnen waar jaren is gewacht en op enig moment verjaring meespeelt.
een tussenweg
Denk ook aan een tussenweg. Je houdt het contact en overleg zoals het is, maar je begint met zaken vast te leggen. Stuurt er een mailtje achteraan als je overleg hebt gehad. Gewoon op een vriendschappelijke toon. Zoekt alvast het oorspronkelijke contract erbij, af andere latere afspraken. Het begin van je dossier, mocht je het later nodig hebben.
Hoe word je formeel
Als je eenmaal de beslissing hebt genomen om formeler te worden, hoe doe je dat dan? Vijf punten om rekening mee te houden
1. gebruik Algemeen Beschaafde Taal
Van ‘Ha Freek’ via ‘Beste Freek’ tot ‘Geachte heer Vlierdijk’. De woorden die je kiest bepalen hoe je boodschap overkomt. Vloeken doe je al helemaal niet. Wat doe je wel?
- schrijf foutloos. Let op je spelling en je grammatica. Daarmee straal je uit dat je het niet zo maar tussendoor doet, maar het serieus neemt;
- schrijf woorden uit. Gebruik geen afkortingen. Wees precies en duidelijk. Als je reageert op een brief of mail, zet er de datum van die brief bij. Vermijd verwijzingen: ‘Toen je dat zei…’, schrijf uit wat ‘dat’ was. Het maakt het makkelijker als iemand anders ooit je brief of email leest, wie weet een kantonrechter…;
- als je een brief schrijft, zet er een datum bij, sluit netjes af. Denk na over een structuur voor je email of brief. Een opening, waarin je aangeeft waar je op reageert, je boodschap, eventueel met onderbouwing, de actie of reactie die je vraagt.
2. neem afstand
Schrijf alsof iemand anders voor je schrijft. Stel je voor dat een goede vriend voor je schrijft. Hoe zou hij formuleren? Denk aan het volgende:
- maak je zinnen kort en bondig. Niet uitweiden, to the point;
- maak geen grapjes. De fase dat je er met een knipoog wel uit dacht te komen is voorbij;
- beperk je tot de feiten. De ander weet hoe je er over denkt. Dat heeft tot nu toe ook niet geholpen. Ook dit maakt het makkelijker voor een kantonrechter om te lezen op een later moment. Dan hoeft hij niet door alle meningen en emoties te zoeken naar wat er nu precies feitelijk aan de hand is;
- nogmaals: emoties zet je in de koelkast. Je hoeft de ander niet te vertellen wat je van hem denkt. Of wat anderen tegen jou hebben gezegd wat ze er van vinden. Wees maar lekker Hollands Nuchter.
3. leg een dossier aan
Niet leuk werk misschien, wel heel nuttig. Een overzicht maken van wat er is gebeurd. Wat zit er zoal in een ‘dossier’?
- een tijdlijn; chronologisch overzicht van alles wat er is gebeurd, wie wat gezegd heeft, uitgewisselde documenten etc.;
- alle documenten (denk aan koop overeenkomst, offerte, algemene voorwaarden, maar ook later een ingebrekestelling of koop ontbinding);
- alle communicatie (email, whatsapp). Bedenk dat alles wat mondeling is gegaan vaak valt in de categorie ‘jouw woord tegen het mijne’. Stel dat je bij de kantonrechter komt, zal die het moeilijk vinden te achterhalen wat hij daarmee moet en zich vooral concentreren op wat hij kan lezen.
4. bereid je voor op onderhandelen
Je maakt de kans groter om er uit te komen als je bereid bent te onderhandelen. Waarschijnlijk denk je tot nu toe ‘ik heb gelijk, ik wil dat het gebeurt zoals ik zeg!’. Maar eigenlijk weet je inmiddels wel dat je er op die manier niet gaat komen. Daarom vier stappen op weg naar een goede onderhandeling:
- accepteer van jezelf dat je gaat onderhandelen;
- schrijf op wat je er uit wilt halen (opschrijven zorgt er voor dat je het concreet moet maken);
- schrijf op wat de minimale deal is die je wilt accepteren;
- schrijf op wat er niet onderhandelbaar is. Als daar niet aan voldaan wordt, geen deal. Hoe goed verder ook.
5. bepaal welke vervolgstappen je bereid bent te zetten
Een zakelijkere aanpak en formelere houding is een eerste stap die je kunt zetten als je ergens niet vriendschappelijk kunt komen. Maar misschien werkt ook dat niet. Welke stappen ben je dan bereid nog te nemen? Een juridische brief laten schrijven door een jurist of advocaat? Een procedure starten bij de (kanton)rechter? Of is het je dat toch niet waard…?
Bedenk dat onderhandelen ook lijkt op opvoeden (voor de ouders onder de lezers). Als je ergens mee dreigt, moet je dat waar willen en kunnen maken. “Anders volgen er gerechtelijke stappen’: zeg dat alleen als je ook echt bereid bent die vervolgens te zetten. Als je dat niet doet, merkt de tegenpartij dat direct en zullen andere ‘dreigementen’ geen effect meer hebben.
Tot slot, past het bij je?
Veel van onze klanten vinden stap naar een formele aanpak of het schrijven van een formele brief erg lastig. Ze hebben liever dat iemand anders ze daarbij helpt, of het voor hen doet. Bepaal voor jezelf in hoeverre een zakelijke / formele houding bij je past. Krijg je het al Spaans benauwd als je er aan denkt, zoek er dan gewoon hulp bij. Ook in onderhandelen kun je bijgestaan worden.
